Die perfekte Windows-Suche: So finden Sie jede Datei

Die in Windows eingebaute Suche war vor allem für zwei Sachen bekannt: Der dazugehörige Indexdienst ließ die Magnetfestplatten immer wieder rattern und bremste damit den PC aus. Außerdem waren die Suchergebnisse oft lückenhaft. Das eine Problem wurde weitgehend behoben, das andere lässt sich leicht lösen, wenn man den richtigen Trick kennt.

Das Wichtigste zuerst: Der richtige Suchort

Eigentlich sollte die Suche nach einer Datei oder einem Dokument ganz einfach ablaufen. Sie geben einen Namen, Begriff oder ein paar Zeichen in das Suchfeld im Windows-Explorer oder in der Taskleiste ein – und Windows spukt das Ergebnis aus. Doch dem ist oft nicht so. Denn die Windows-Suche funktioniert je nach Suchort komplett unterschiedlich. Wer das nicht weiß, wird wohl niemals mit dieser Funktion glücklich werden. Denn starten Sie eine Suche im „falschen“ Ordner, werden Sie die gewünschte Datei zuverlässig nicht finden, aber sehr lange auf dieses Ergebnis warten müssen. Um das zumindest halbwegs zu verstehen, muss man die zwei Suchmethoden von Windows kennen: die Dateinamensuche und die Indexsuche.

Suche nach Datei- und Ordnernamen: In diesem Modus sucht Windows nur nach Datei- und Ordnernamen. Textdokumente, Excel-Listen, Fotos mit passenden Metadaten und andere Dokumente, die das Gesuchte enthalten, ignoriert Windows komplett. Suchen Sie etwa nach dem Wort „Foto 2020“, dann fahndet Windows mit der Dateinamensuche nur nach Dateien und Ordner, die „Foto 2020“ im Namen tragen.

Indexsuche: Im Suchmodus für die Indexsuche liefert Windows bei der Suche nach „Fotos 2020“ nicht nur Dateien und Ordner mit passender Bezeichnung sondern auch Dateien, die die Info als Inhalt haben.

Jetzt wird es interessant: Welche Suchmethode von Windows verwendet wird, hängt davon ab, an welcher Stelle Sie die Suche starten: Eine Suche über die Taskleiste von Windows nutzt immer die Indexsuche. Eine Suche über das Suchfeld im Windows-Explorer nur dann, wenn der Ordner, in dem Sie sich gerade befinden, zum Index gehört.

Starten Sie die Suche in einem Ordner, der nicht zum Index zählt, fahndet Windows nur nach Datei- und Ordnernamen. Das gilt auch dann, wenn die gesuchte Datei in einem indizierten Ordner unterhalb des aktuellen Suchordners liegt. Ein Beispiel: Eine Excel-Liste mit dem Eintrag „Foto 2020“ liegt in Ihrem Benutzerordner „Eigene Dokumente“. Dieser Ordner liegt unter „C: BenutzerMeier“ und ist Teil des Index von Windows. Wenn Sie die Suche im Windows-Explorer im Wurzelverzeichnis starten, also direkt auf Laufwerk C:, wird Ihnen die Excel-Liste nicht angezeigt.

Ein dritter Punkt ist noch wichtig: Bei einer Suche im Windows-Explorer muss sich die gesuchte Datei im aktuellen Ordner oder einem Unterordner davon befinden. Das ist in der Benutzerlogik des Windows-Explorer stringent und wird sich für erfahrene Nutzer logisch anfühlen. Im Sinne einer Indexsuche ist dieses Verhalten aber nicht zwingend logisch.

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Den Indexdienst von Windows perfekt einstellen

Der Indexdienst durchsucht ausgewählte Dateien auf dem PC nach Texten und Metadaten und erstellt einen Index. Darin sind die Infos zu Dateinamen und Dateiattributen ebenfalls enthalten. Der Indexdienst hat sich mit dem Update auf Windows 10 2004 vom Frühjahr 2020 deutlich verbessert. Laut Microsoft erkennt ein neuer Algorithmus nun, wann der Anwender gerade keine Rechenleistung benötigt, und aktualisiert den Index nur in dieser Zeit.

Konfigurieren: Damit Sie wissen, welche Dateien Windows überhaupt in den Index aufnimmt, müssen Sie als Erstes die Einstellungen von Windows über „Windows-Symbol –› Einstellungen –› Suche“ aufrufen. Sie landen auf der Seite „Berechtigung und Verlauf“, auf der es hauptsächlich um die Websuche geht. Wie Sie die für die Windows-Suche komplett per Registry abstellen, lesen Sie unten im letzten Abschnitt. Wählen Sie zunächst links „Windows durchsuchen“ und kontrollieren Sie die Einstellungen unter „Meine Dateien finden“.

Standardmäßig ist dort „Klassisch“ aktiviert. Dazu gibt es die Erklärung „Nur Bibliotheken und Desktop durchsuchen“. Um sich ein genaues Bild der Ordner zu verschaffen, die im Index enthalten sind, klicken Sie auf „Suchorte hier anpassen“. Es öffnen sich die altbekannten „Indizierungsoptionen“, die sich auch über die klassische „Systemsteuerung“ von Windows aufrufen lassen. Dort finden Sie unter „Einbezogene Ordner“ den Eintrag „Benutzer“. Damit sind alle Ordner unterhalb von C:Benutzer gemeint. Da sich dort auch ein paar Programmordner befinden, listet das Fenster diese unter „Ausschließen“ auf. Eine sinnvolle Einstellung. Ein Klick auf „Ändern“ lässt Sie weitere Ordner in den Index aufnehmen. Speichern Sie Ihre Dateien beispielsweise auf einer zweiten Partition, etwa „D:Dateien“, können Sie diesen Ordner hier hinzufügen.

Externe USB-Festplatten und ihre Ordner können Sie ebenfalls in den Index aufnehmen, Netzlaufwerke dagegen nicht. Das klappt auch dann nicht, wenn diese als Laufwerke verbunden sind, also einen Laufwerksbuchstaben besitzen. Der Tipp, man solle das Laufwerk als „Immer offline verfügbar“ markieren, ist nicht wirklich sinnvoll, da dann lokale Kopien der Dateien angelegt werden.

Ordner aus dem Index ausschließen: Das geht über „Windows-Symbol –› Einstellungen –› Suche –› Windows durchsuchen –› Auszuschließende Ordner hinzufügen“. In der dazugehörigen Liste finden sich bereits einige Programmordner. Den alternativen Weg über die Eigenschaften eines Ordners können wir nicht empfehlen, da die so ausgenommenen Ordner nicht in der allgemeinen Liste ausgeschlossener Ordner auftauchen. Wenn man vergisst, dass man einen Ordner über seine Eigenschaften aus dem Index ausgeklammert hat, kommt man schnell in Schwierigkeiten.

Unsere Empfehlung: Wenn Sie mit externen Festplatten arbeiten, sollten Sie „Windows-Symbol –› Einstellungen –› Suche –› Windows durchsuchen“ die Option „Klassisch“ wählen und über „Suchorte hier anpassen“ alle Ordner und Festplatten angeben, die in den Index sollen. Nutzen Sie dagegen nur interne Laufwerke, empfehlen wir „Erweitert“. Windows nimmt dann nahezu alle Orte in den Index auf und liefert die Suchergebnisse unserer Erfahrung nach zuverlässig und schnell. Die Daten von externen Laufwerken bleiben aber unberücksichtigt.

Dateisuche im Windows-Explorer optimieren

Die Suche im Windows Explorer lässt sich für jeden einzelnen Fall noch optimieren. Um sich auf die Suche nach einem bestimmten File zu machen, öffnen Sie zunächst den Ordner, in dem Sie die Datei vermuten. Je weiter Sie die Suche auf diese Weise einschränken, desto besser. Setzen Sie den Cursor rechts oben in das Suchfeld und geben Sie den Suchbegriff ein, zum Beispiel „Meier“.

Dateinamensuche erzwingen: Soll der Suchbegriff im Dateinamen vorkommen, können Sie name:Meier eingeben. So werden keine Dokumente mit dem Inhalt „Meier“ gefunden, selbst wenn der aktuelle Suchort im Index ist. Den umgekehrten Effekt erzeugt die Angabe inhalt:Meier.

Nach Datei-Attributen suchen: Sobald Sie im Windows-Explorer eine Suche gestartet haben, erscheint das zusätzliche Menü „Suchen“, auf das der Explorer mit dem rot markierten Begriff „Suchtools“ aufmerksam macht. Klicken Sie „Suchen“ an, um ein Ribbon mit weiteren Optionen einzublenden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Änderungsdatum“ beispielsweise öffnen Sie ein kleines Menü, über das Sie den Suchzeitraum eingrenzen können, beispielsweise auf „Letzte Woche“. Der Explorer beginnt nun sofort mit der Suche nach Dateien, in denen etwa der Begriff „Fußball“ auftaucht und deren Änderungsdatum in der vergangenen Woche liegt. Dazu passt er auch den Eintrag im Suchfeld an, hier steht nun „Fußball änderungsdatum: letzte woche“. Wenn Sie nun hinter den letzten Buchstaben von „woche“ klicken, zeigt der Explorer zugleich einen Kalender an, in dem Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Zeitraum markieren können. Genauso können Sie über das Ribbon „Suchen“ und die Drop-down-Menüs „Art“ und „Größe“ die Suche auf bestimmte Dateigattungen und -größen beschränken.

Tuning: Sie können die Suchkriterien noch weiter verfeinern. Markieren Sie zunächst im Menü „Ansicht“ die „Details“. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit den Spaltentiteln, die sich normalerweise aus „Name“, „Änderungsdatum“, „Typ“, „Größe“ und „Ordner“ zusammensetzt. Klicken Sie unten auf „Weitere“ und markieren Sie weitere Spalten, die der Explorer einblenden soll, etwa „Aufnahmedatum“, und bestätigen Sie mit „OK“. Wenn Sie nun „aufnahmedatum:“ in das Suchfeld eingeben und den Cursor dahinter setzen, erscheinen weitere Optionen, um die Suche einzugrenzen. Das funktioniert auch mit vielen anderen Kriterien, die Sie sich als zusätzliche Dateieigenschaften in Spaltenform anzeigen lassen können. Der Explorer stellt Ihnen auf diese Weise mehr als 200 Suchkriterien zur Verfügung, die Sie beliebig miteinander kombinieren können. Denken Sie jedoch daran, dass die eingestellten Kriterien immer nur im aktuell geöffneten Ordner gelten.

Besser als sein Ruf: Das Suchfeld von Windows nutzen

Das Suchfeld neben dem Windows-Symbol unten in der Taskleiste ist standardmäßig aktiv. Falls nicht, blenden Sie es nach einem Rechtsklick auf die Taskleiste und „Suchen –› Suchfeld anzeigen“ ein. Eine Suche, die Sie dort in der Taskleiste starten, nutzt immer den Index. Sie finden also zu Ihrem Suchwort sowohl passende Dateinamen also auch Dokumente, die das Wort als Inhalt haben. Nutzer von Outlook bekommen auch Mails angezeigt.

Verwirrend sind allerdings die Reiter oben, zu denen „Alle“, „Apps“, „Dokumente“, „Web und „Mehr“ zählen. Wir würden erwarten, dass unter „Alle“ dann auch wirklich alle passenden Fundstellen angezeigt werden, also Dateien, Dokumente, Mails, Fotos etc. Doch zeigt „Alle“ nur einen kleinen Teil der Ergebnisse an. Sollte das von Ihnen Gewünschte dort nicht auftauchen, sollten Sie unbedingt noch unter „Dokumente“ oder „Mehr –› Fotos“ etc. nachsehen, ob dort Funde vorhanden sind.

Übrigens: Mit einem Mausklick ins Suchfeld der Taskleiste kommen Sie sehr schnell an die Einstellung der Suche. Klicken Sie auf die drei Menüpunkte rechts oben und wählen dann „Indizierungsoptionen“.

Websuche und Datenschutz: Das Suchfeld in der Taskleiste steht bei vielen in der Kritik, da eine Suche dort nicht nur die Festplatte durchforstet, sondern der Suchbegriff auch an die Suchmaschine Bing und damit an Microsoft übergeben wird. Wer das nicht möchte, kann dies mit einem Eintrag in der Registry verhindern. Ab Windows 10 2004 öffnen Sie die Registry und wechseln zu dem Schlüssel: HKEY_CURRENT_ USERSOFTWAREPoliciesMicrosoft WindowsExplorer. Falls noch nicht vorhanden, erstellen Sie den Eintrag „Disable- SearchBoxSuggestions“ und setzen Sie ihn auf 0. Nach einem Windows-Neustart ist die Änderung wirksam.

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