E-Mails werden im Geschäftsalltag oftmals hastig verfasst und ebenso schnell versendet. Darunter leiden Rechtschreibung und Satzbau, viel zu häufig werden zudem Abkürzungen verwendet. Die Grußformel besteht so nur noch aus drei Buchstaben. Dies kann einen schlechten Eindruck auf den Verfasser werfen. Der Kommunikationstrainer Hans Eigenmann erklärt in diesem E-Mail-Knigge, auf was man bei geschäftlicher Korrespondenz besser verzichten sollte.
Früher war es leichter zu kommunizieren, da es nur wenige Kommunikationsmedien gab. Wir redeten persönlich miteinander, schrieben Briefe, die mittels Post oder per Boten beim Empfänger ankamen. Heutzutage haben die meisten Menschen mindestens fünf weitere Möglichkeiten zu kommunizieren. Wir können telefonieren, faxen, SMS versenden, E-Mails schreiben oder unsere Nachricht bei Facebook, Twitter und anderen sozialen Netzwerken „posten“.
Der Kommunikationstheoretiker Marshall McLuhan stellte schon früh fest, dass das Kommunikationsmedium einen Einfluss auf die vermittelte Botschaft hat. Dies hielt er 1961 am Beispiel der Erfindung des Buchdrucks fest (McLuhan, 2008). Zweifelslos lässt sich sagen, dass die Seriosität einer Botschaft vom Übermittlungsmedium abhängt.
E-Mail professionell verwenden
Der Schriftverkehr per E-Mail ist aufgrund seiner vielen Vorteilen aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Der Versand der elektronischen Post kostet kaum etwas, der Empfänger kann sich zum Lesen Zeit nehmen und wird beispielsweise nicht durch ein Telefonat gestört. Hinzukommen, dass Anhänge mitverschickt werden können und E-Mails direkt zugestellt werden.
Es gibt auch Nachteile. Die Flut von elektronischen Botschaften nimmt zu. E-Mails können sich zu einem Zeitfresser entwickeln. Deshalb sollten ein paar Regeln für den Umgang aufgestellt werden, gesammelt ergeben diese einen E-Mail-Knigge.
Elf Tipps für das richtige Mailen – der E-Mail-Knigge
1. E-Mails sind praktisch und ein effektives Kommunikationsmedium. Ihre leichte Anwendbarkeit kann allerdings bei uns und bei anderen zu Mehrarbeit, Störungen und Stress führen 2. Leicht können unangenehme Situationen mit den Funktionen „Kopie an“ und „Antworten an alle“ entstehen. Die Nachricht kann zum Beispiel an nicht vorgesehene Adressaten gehen. Auf jeden Fall verhindert ein sparsamer Einsatz dieser Funktionen eine Informationslawine. In das Feld „CC“ sollen nur Empfänger, die die Informationen tatsächlich brauchen. Ihr Chef wird es Ihnen danken, wenn Sie ihn nicht ständig über Ihre Arbeit und Arbeitszeiten informieren. 3. Eingehende E-Mails können von der eigentlichen Arbeit abhalten, rufen Sie diese daher bewusst und gezielt ab. Außerdem sollten Sie die Anzahl der Abfragen je nach Tätigkeit beschränken und einen Zeitblock für die Bearbeitung in Ihren Tagesablauf einplanen. 4. Des Weiteren sollten Sie alle Signale für eingehende Post deaktivieren. Nur die wenigsten Menschen können der Versuchung widerstehen neu eingetroffene E-Mails zu lesen. Denken Sie an Regel Nummer drei. 5. Nachrichten sollten Sie sofort bearbeiten. Ist dies innerhalb von fünf Minuten nicht möglich, planen Sie hierfür einen weiteren Bearbeitungsblock ein. 6. In Ihrem Posteingang sollte sich am Ende Ihres Arbeitstages keine E-Mail mehr befinden. Sie öffnen zuhause auch nicht Ihren Briefkasten, schauen die Post durch und legen diese wieder hinein. 7. Legen Sie für die Ablage der Post Ordner an. Moderne E-Mail-Programme helfen Ihnen bei der Organisation mittels Filterregeln. Newsletter lassen sich so direkt in ein entsprechendes Verzeichnis verschieben. 8. Denken Sie daran, dass auch Empfänger Ihre Post organisieren wollen. Daher sollten Sie aussagekräftige Betreffzeilen verwenden und nur ein Thema nach Möglichkeit in Ihrer E-Mail behandeln. 9. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr gelten die Regeln der Rechtschreibung und des Anstands. Strukturieren Sie deshalb Ihre fehlerfreie Nachricht und verzichten Sie auf Anreden und Grußformeln wie „Grüß dich“, „Tschüss“ oder „Ciao“. 10. Außerdem sollten Sie Ihre Nachricht klar und unmissverständlich formulieren. Abkürzungen wie mfG und Smileys gehören ebenfalls nicht in den Geschäfts-E-Mail-Verkehr. 11. Gewöhnen Sie sich an den Empfänger in die Adresszeile einzusetzen, nachdem Sie die E-Mail kontrolliert haben. Schnell ist ein versprochener Anhang vergessen oder Ihnen ist ein anderer Fehler unterlaufen. Einen Fauxpas können Sie nur solange korrigieren wie die Botschaft noch nicht versendet wurde. Das Buch zum Thema: Hans Eigenmann: KLARTEXT! Wie uns Kommunikation gelingt, BusinessVillage 2011, 240 Seiten, ISBN 978-3-869801-19-3
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche .